Algemene Voorwaarden
& Wedstrijdreglement

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• Organisator — CrossFit Leiden in samenwerking met Sportcomplex De Vliet en Gemeente Leiden, die het evenement Leidse Fitnessrace organiseert.
• Evenement — de Leidse Fitnessrace, een meerkamp bestaande uit vier disciplines (zwemmen, schaatsen, hardlopen, roeien) op Sportcomplex De Vliet te Leiden.
• Deelnemer — de natuurlijke persoon die zich heeft ingeschreven voor het evenement, dan wel namens wie is ingeschreven.
• Inschrijving — de aanmelding via de website leidsefitnessrace.nl, gevolgd door de betaling van het inschrijfgeld.
• Reglement — Deel B van dit document; de inhoudelijke wedstrijdregels.

Deze voorwaarden zijn van toepassing op iedere inschrijving voor en deelname aan het evenement. Door inschrijving aanvaardt de deelnemer deze voorwaarden en het reglement onverkort.

1. Inschrijving geschiedt uitsluitend via leidsefitnessrace.nl en is pas definitief na ontvangst van de volledige betaling.
2. De minimale leeftijd voor deelname is 16 jaar op de evenementdatum. Deelnemers tot 18 jaar dienen schriftelijke toestemming te hebben van een ouder of voogd.
3. Inschrijvingen worden op volgorde van betaling toegewezen aan startgroepen (heats). Een voorkeur voor een specifieke heat kan niet worden opgegeven.
4. Bij Duo- en Team-inschrijvingen schrijft één persoon het volledige team in en is daarmee aanspreekpunt richting de organisator.
5. Onjuiste of onvolledige gegevens kunnen leiden tot ongeldigheid van de inschrijving zonder recht op restitutie.

1. De hoogte van het inschrijfgeld is afhankelijk van het gekozen format (Solo, Duo, Team van 4, Bedrijfsteam) en het moment van inschrijven (early-bird of regulier tarief).
2. Het inschrijfgeld is inclusief deelname aan alle vier de disciplines, MyLaps-tijdregistratie, finishmedaille, toegang tot het evenemententerrein en deelname aan het klassement.
3. Betaling geschiedt direct online via de aangeboden betaalmethoden. Een bevestigingsmail wordt na succesvolle betaling verzonden.
4. Het inschrijfgeld is een vergoeding voor het recht om deel te nemen aan het evenement; er kan geen aanspraak worden gemaakt op enige andere prestatie.

1. Reeds betaald inschrijfgeld wordt niet gerestitueerd, ongeacht de reden van afmelding.
2. De deelnemer mag zijn of haar inschrijving overdragen aan een andere persoon tot 14 dagen voor de evenementdatum. Hiervoor dient een schriftelijk verzoek te worden ingediend via hallo@leidsefitnessrace.nl, met de gegevens van de vervangende deelnemer.
3. De organisator kan een administratieve bijdrage van maximaal € 10,- per overdracht in rekening brengen.
4. Overdracht is uitsluitend mogelijk binnen hetzelfde format en dezelfde divisie; wisseling tussen formats (bijvoorbeeld Solo naar Duo) is niet toegestaan.

1. De organisator behoudt zich het recht voor het evenement, een onderdeel daarvan, een tijdstip of een locatie te wijzigen of te annuleren wegens overmacht, weersomstandigheden, veiligheidsrisico's, een te laag aantal inschrijvingen of andere zwaarwegende redenen.
2. Bij annulering door de organisator vóór de evenementdatum, niet zijnde door overmacht buiten de invloedssfeer van de organisator, wordt 50% van het inschrijfgeld gerestitueerd of wordt de inschrijving doorgezet naar de eerstvolgende editie.
3. Bij annulering door overmacht (waaronder, maar niet beperkt tot, natuurrampen, ernstige weersomstandigheden, pandemieën, overheidsmaatregelen) bestaat geen recht op restitutie. De organisator zal zich inspannen om de inschrijving door te zetten naar de eerstvolgende editie.
4. Wijziging van het programma, de discipline-afstanden, de timecap of de wedstrijdvolgorde geeft geen recht op restitutie of compensatie.

1. De deelnemer verklaart bij inschrijving fysiek en mentaal in staat te zijn om de gekozen disciplines te voltooien. Bij twijfel wordt overleg met een huisarts of sportarts aanbevolen.
2. De deelnemer is op de hoogte van eventuele eigen medische condities en heeft deze, indien relevant voor de veiligheid, bij inschrijving vermeld.
3. Deelname geschiedt op eigen risico.
4. De organisator kan de deelnemer toegang tot een (deel)onderdeel weigeren of de deelname beëindigen indien de organisator of EHBO oordeelt dat voortzetting medisch onverantwoord is.
5. De deelnemer volgt te allen tijde de aanwijzingen op van de organisator, jury, EHBO en officials.

Het verloop van het evenement, de wedstrijdregels, de tijdmeting, de puntentelling en de klassementen zijn beschreven in Deel B (Reglement) van deze voorwaarden. De deelnemer aanvaardt dit reglement door inschrijving.

1. Op alle vier de discipline-locaties is EHBO aanwezig. De Leidse Reddingsbrigade is aanwezig bij het zwemonderdeel.
2. De deelnemer is verantwoordelijk voor de eigen veiligheid en die van anderen. In het bijzonder:
   • bij het zwemonderdeel is rennen in de zwemzaal niet toegestaan;
   • bij het schaatsonderdeel is het dragen van handschoenen verplicht;
   • bij het roeionderdeel volgt de deelnemer de instructies van de aanwezige coach of judge.
3. Bij ernstige weersomstandigheden of incidenten kan de organisator een (deel)onderdeel pauzeren of staken zonder dat dit recht geeft op restitutie.

1. Deelname aan het evenement geschiedt voor eigen rekening en risico van de deelnemer.
2. De organisator is niet aansprakelijk voor enige schade — waaronder letselschade, materiële schade, gevolgschade of immateriële schade — die de deelnemer lijdt als gevolg van deelname aan het evenement, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van de organisator of haar leidinggevenden.
3. De organisator is niet aansprakelijk voor verlies of diefstal van persoonlijke eigendommen op het evenemententerrein.
4. De deelnemer vrijwaart de organisator voor alle aanspraken van derden die voortvloeien uit het gedrag van de deelnemer.
5. Voor zover er sprake zou zijn van aansprakelijkheid van de organisator, is deze beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering van de organisator wordt uitgekeerd.

De organisator heeft een evenementenaansprakelijkheidsverzekering afgesloten. Deze dekt geen schade die de deelnemer aan zichzelf of aan eigen eigendommen oploopt. De deelnemer wordt geadviseerd een eigen ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering te hebben.

1. De organisator verwerkt persoonsgegevens van de deelnemer ten behoeve van: (a) administratie van de inschrijving en het evenement; (b) communicatie over het evenement; (c) tijdregistratie en publicatie van uitslagen; (d) statistiek en evaluatie.
2. Uitslagen — bestaande uit naam, divisie, klassement en eindtijd — kunnen openbaar worden gepubliceerd op leidsefitnessrace.nl en in lokale media.
3. Persoonsgegevens worden niet verstrekt aan derden, anders dan aan verwerkers die in opdracht van de organisator werken (bijvoorbeeld de timing-leverancier MyLaps en de betalingsverwerker).
4. De deelnemer heeft recht op inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens conform de AVG. Een verzoek hiertoe kan worden gericht aan privacy@leidsefitnessrace.nl.
5. Voor meer informatie wordt verwezen naar de privacyverklaring op leidsefitnessrace.nl/privacy.

1. Tijdens het evenement worden foto's en video's gemaakt door de organisator, door geaccrediteerde fotografen en door pers.
2. Bij inschrijving wordt de deelnemer afzonderlijk om toestemming gevraagd voor het gebruik van beeldmateriaal waarop hij of zij herkenbaar in beeld is, voor publicatie op de website, social media en in promotionele uitingen van het evenement.
3. De deelnemer kan deze toestemming op elk moment intrekken via privacy@leidsefitnessrace.nl. Reeds gepubliceerd materiaal wordt dan zo spoedig mogelijk verwijderd voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is.

1. Klachten over het verloop van het evenement of de uitslag kunnen schriftelijk worden ingediend bij de organisator binnen 14 dagen na het evenement via hallo@leidsefitnessrace.nl.
2. Bezwaar tegen een wedstrijduitslag wordt behandeld door de jury conform Artikel R8 van het reglement.
3. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Den Haag.

1. De organisator kan deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden gecommuniceerd via leidsefitnessrace.nl. De voorwaarden die golden op het moment van inschrijving blijven echter op de betreffende inschrijving van toepassing.
2. Indien een bepaling in deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht.
3. In gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisator.

Het evenement bestaat uit vier disciplines, in deze rotatievolgorde:

1. Zwemmen — 1 km (40 banen × 25 m) in het binnenbad van Sportcomplex De Vliet.
2. Schaatsen — 10 km (40 rondes × 250 m) in de ijshal.
3. Rennen — 5 km op het rondparcours over het buitenterrein.
4. Roeien — 5 km op de Concept2-ergometer bij CrossFit Leiden.

De afstanden kunnen door de organisator worden aangepast wanneer dat noodzakelijk is voor veiligheid of logistiek. Wijzigingen worden vooraf gecommuniceerd waar redelijkerwijs mogelijk.

De deelnemer schrijft zich in voor één van de volgende formats:

1. Solo — één persoon voltooit alle vier de disciplines.
2. Duo — twee personen voltooien samen alle vier de disciplines, waarbij elke persoon twee disciplines voor zijn of haar rekening neemt.
3. Team van 4 — vier personen voltooien samen alle vier de disciplines, waarbij elke persoon exact één discipline voor zijn of haar rekening neemt.
4. Bedrijfsteam — identiek aan Team van 4, ingeschreven onder een bedrijfsnaam, met een apart bedrijfsklassement.

De verdeling van disciplines binnen Duo en Team wordt door de deelnemers zelf bepaald bij inschrijving. Elke discipline mag binnen één team door slechts één persoon worden uitgevoerd.

1. Er wordt geklasseerd per divisie (Solo / Duo / Team / Bedrijfsteam).
2. Binnen elke divisie wordt geklasseerd op geslacht: Heren, Dames en Mixed.
3. Voor de classificatie Mixed geldt: bij Duo bestaat het team uit exact één man en één vrouw; bij Team van 4 bestaat het team uit exact twee mannen en twee vrouwen. Teams die niet aan deze samenstelling voldoen, worden ingedeeld in Heren of Dames op basis van de samenstelling.
4. Binnen elke divisie/geslacht-combinatie wordt geklasseerd in zes leeftijdscategorieën: tot 20 jaar, 20–29, 30–39, 40–49, 50–59, 60 jaar en ouder.
5. Voor Duo en Team wordt de leeftijdscategorie bepaald op basis van de gemiddelde leeftijd van de teamleden op de evenementdatum, naar beneden afgerond.
6. Naast bovenstaande sub-klassementen wordt per divisie een overall-klassement bijgehouden zonder onderscheid naar geslacht of leeftijd.

1. De tijdregistratie verloopt via het MyLaps ProChip-systeem. Bij inschrijving wordt aan elke deelnemer een chip uitgereikt.
2. Per discipline gelden eigen meetpunten:
   • Zwemmen — meting bij betreding van het zwemonderdeel en bij verlaten daarvan. De tussenliggende tijd geldt als zwemtijd. Banentelling vindt handmatig plaats als back-up.
   • Schaatsen — meting per ronde op de start/finish-lijn. De eerste passage geldt als startmeting; de daaropvolgende 40 passages tellen als de 40 rondes.
   • Rennen — meting per ronde op de start/finish-lijn. De eerste passage geldt als start; de elfde passage als finish.
   • Roeien — meting bij betreding en verlaten van het roei-onderdeel. De wandeltijd van en naar de ergometer telt mee in de gemeten tijd. Een judge bevestigt dat de 5 km op de Concept2-monitor is voltooid voordat de deelnemer naar de finish-poort gaat.
3. Bij uitval van de elektronische tijdregistratie geldt de handmatige back-uptijd als officieel.
4. Bezwaar tegen de geregistreerde tijd dient binnen 30 minuten na publicatie van de tussenuitslag schriftelijk te worden ingediend bij de jury.

1. Per discipline geldt een maximale uitvoeringstijd (timecap):
   • Zwemmen: 25 minuten
   • Schaatsen: 40 minuten
   • Rennen: 40 minuten
   • Roeien: 25 minuten
2. Deelnemers die de timecap overschrijden krijgen de status DNF (Did Not Finish) voor het betreffende onderdeel en moeten direct het onderdeel verlaten ten behoeve van de volgende heat.
3. De deelnemer is zelf verantwoordelijk om tijdig bij de start van het volgende onderdeel aanwezig te zijn.
4. Een deelnemer die te laat verschijnt bij een onderdeel kan in overleg met de jury alsnog starten, maar de gemeten tijd telt vanaf de officiële starttijd van de heat.

1. Per discipline worden punten toegekend op basis van de tijd ten opzichte van de snelste tijd in die discipline binnen de gehele wedstrijd, ongeacht divisie of klasse:

   punten = (snelste_tijd / eigen_tijd) × 1000

2. De snelste deelnemer per discipline ontvangt 1000 punten. Overige deelnemers ontvangen een evenredig lager aantal punten.
3. Een DNF, DNS (Did Not Start) of DQ (Disqualified) levert 0 punten op voor het betreffende onderdeel.
4. Voor het eindklassement geldt de regel "beste 3 van 4": de laagste van de vier disciplinescores wordt geschrapt. De som van de drie hoogste scores vormt het eindtotaal.
5. Indien een deelnemer slechts aan drie disciplines deelneemt, tellen alle drie de scores mee zonder schrappen. Bij deelname aan minder dan drie disciplines komt de deelnemer niet in aanmerking voor het eindklassement.

Bij een gelijk aantal punten in het eindklassement geldt de volgende rangorde:

1. Het hoogste aantal punten in de geschrapte vierde discipline.
2. Het hoogste aantal punten in de roei-discipline.
3. Bij voortzettende gelijkstand: gedeelde plaats.

1. Tijdens het evenement is een jury aanwezig die toeziet op de naleving van het reglement. De jury bestaat uit een hoofdjury en juryleden per discipline.
2. Bezwaar tegen een uitslag dient schriftelijk te worden ingediend bij de jury binnen 30 minuten na publicatie van de uitslag van het betreffende onderdeel.
3. De jury beslist binnen redelijke termijn. De beslissing van de jury is bindend.
4. Tegen de beslissing van de jury is geen verdere mogelijkheid van bezwaar, anders dan via de klachtenprocedure van artikel 14 van de algemene voorwaarden.

Een deelnemer kan worden gediskwalificeerd bij:

1. Het niet opvolgen van aanwijzingen van organisator, jury, EHBO of officials.
2. Onsportief gedrag, agressie of bedreiging jegens andere deelnemers, vrijwilligers of publiek.
3. Het gebruik van prestatieverhogende middelen.
4. Het overdragen van de chip of het laten uitvoeren van een discipline door een niet-ingeschreven persoon.
5. Het bewust afsnijden van het parcours of overslaan van rondes.

Bij diskwalificatie vervalt het recht op deelname aan vervolgonderdelen en op opname in het klassement.